Regulamin FLOŚ

Regulamin uczestnictwa w Forum Liderów Ochrony Środowiska 2023  

Postanowienia ogólne: 

1. Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie wobec Forum Liderów Ochrony Środowiska, odbywającego się w dniu 15.06.2023 r. w Hotelu Styl 70, ul. Studzienicka 58, 43-211 Piasek. 

2. Organizatorem Konferencji jest firma SQD Alliance Sp. z o.o. z siedzibą w Pszczynie przy ul. Batorego 19, 43-200 Pszczyna, wpisana do Rejestru przedsiębiorców prowadzonego w Krajowym Rejestrze Sądowym przez Sąd Rejonowy Katowice – Wschód, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000269551, NIP:  
   PL 6381701670. 

3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa  
   w Forum Liderów Ochrony Środowiska i obowiązują wszystkich Uczestników. 

4. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się: 

Konferencja – Forum Liderów Ochrony Środowiska odbywające się w dniu 15.06.2023 r. w  Hotelu Styl 70, ul. Studzienicka 58, 43-211 Piasek. 

Formularz zgłoszeniowy – formularz dostępny na stronie internetowej https://forum-flos.pl/, którego wypełnienie jest niezbędne w celu dokonania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji. 

Organizacja – osoba prawna, której pracownicy biorą udział w Konferencji i na którą wystawiana jest faktura VAT z tytułu kosztów uczestnictwa w Konferencji. 

Organizator – SQD Alliance Sp. z o.o. z siedzibą w Pszczynie przy ul. Batorego 19, 43-200 Pszczyna, wpisany do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego w Krajowym Rejestrze Sądowym przez Sąd Rejonowy Katowice – Wschód, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000269551, NIP: PL 6381701670. 

Osoba rejestrująca – osoba fizyczna dokonująca rejestracji: siebie jako uczestnika lub pracowników Organizacji lub siebie jako uczestnika i pracowników Organizacji  na Konferencję poprzez Formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej Organizatora. 

Potwierdzenie udziału – komunikat wysyłany przez Organizatora w odpowiedzi na zgłoszenie dokonane poprzez Formularz zgłoszeniowy. 

Regulamin – niniejszy regulamin uczestnictwa w Forum Liderów Ochrony Środowiska. 

Uczestnik – pełnoletnia osoba fizyczna biorąca udział w Konferencji. 

5. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem: https://forum-flos.pl/. 

6. Organizator zastrzega sobie możliwość publikowania firmy Organizacji na swojej stronie internetowej w celach promocyjnych. 

7. Organizator utrwala przebieg Konferencji za pomocą urządzeń rejestrujących obraz oraz dźwięk.  

8. Poprzez udział w Konferencji Uczestnik akceptuje niniejszy Regulamin oraz wyraża zgodę na utrwalanie i rozpowszechnianie jego wizerunku dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych, informacyjnych, reklamowych oraz promocyjnych i marketingowych, poprzez m.in. utrwalenie i rozpowszechnianie jego wizerunku (w tym głosu utrwalonego na nagraniach video) w szczególności poprzez umieszczenie wizerunku Uczestnika w Internecie – na stronie internetowej Organizatora lub na portalach społecznościowych Organizatora,  
   w materiałach promocyjnych lub informacyjnych Organizatora (broszurach, katalogach, ulotkach i in.) lub poprzez ich przekazanie innym uczestnikom Konferencji w formie elektronicznej lub papierowej, przez okres publikacji materiałów, prowadzenia strony internetowej lub prowadzenia profilu na portalu społecznościowym. 

9. Zgoda, o której mowa powyżej, udzielana jest nieodpłatnie. Zgoda obejmuje m.in. utrwalanie, obróbkę, przerabianie, powielanie materiałów z utrwalonym wizerunkiem Uczestnika. 

10. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1466 z późn. zm.). 

Zgłoszenie udziału 

1. Uczestnikiem Konferencji może być pełnoletnia osoba fizyczna, która zgłosiła swój udział  
   w Konferencji lub której udział w Konferencji został zgłoszony, zgodnie z postanowieniami Regulaminu. 

2. Wypełnienie Formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zawarciem umowy  
   z Organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem, z zastrzeżeniem ust. 2- 4. Oznacza również zobowiązanie do przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Osobą Rejestrującą oraz Uczestnikiem a Organizatorem. 

3. Po otrzymaniu wypełnionego Formularza zgłoszeniowego Organizator prześle na adres e-mail Osoby Rejestrującej Potwierdzenie udziału, a następnie fakturę proforma. Opłacenie faktury jest warunkiem udziału w Konferencji. 

4. O rezerwacji miejsca decyduje kolejność opłacenia kosztu uczestnictwa w Konferencji, zgodnie z fakturą proforma. 

5. Liczba Uczestników Konferencji jest ograniczona, w związku z czym Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy Potwierdzenia udziału w Konferencji. 

6. Osoba Rejestrująca oraz Uczestnik Konferencji zobowiązują się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia Formularza zgłoszeniowego. 

7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do Formularza zgłoszeniowego błędnych danych Osoby Rejestrującej lub Uczestnika. 

8. Organizator wspiera networking i nawiązywanie kontaktów biznesowych podczas Konferencji. 

9. Osoba rejestrująca, która nie jest Uczestnikiem Konferencji, zobowiązana jest do przekazania Potwierdzenia udziału oraz treści Regulaminu wraz z Załącznikiem nr 1 stanowiącym Klauzulę informacyjną Uczestnikowi. ` 

Płatności 

1. Udział w Konferencji jest odpłatny. 

2. Osoba Rejestrująca, która zgłasza Uczestnika, zobowiązana jest do dokonania opłaty za udział w Konferencji zgodnie z ceną podaną na stronie internetowej Konferencji. 

3. Wpłaty należy dokonać na podstawie faktury proforma, w terminie i na rachunek Organizatora w niej wskazanym. 

4. Dokonanie wszystkich płatności wymaganych w niniejszym Regulaminie jest warunkiem uczestnictwa w Konferencji. 

5. Brak dokonania płatności za udział w Konferencji w terminie wynikającym z faktury proforma jest równoznaczny z rezygnacją z uczestnictwa w Konferencji. 

6. Organizator przewiduje promocyjną cenę uczestnictwa w Konferencji, która zostanie określona na stronie internetowej Konferencji. Z promocyjnej ceny uczestnictwa w Konferencji można skorzystać do 30.04.2023 r. Po wyczerpaniu miejsc w promocyjnej cenie obowiązuje cena regularna określona na stronie internetowej Konferencji (zgłoszenia od 01.05-12.06.2023 r.) 

Rezygnacja z uczestnictwa w Konferencji 

1. Odwołanie Uczestnictwa w Konferencji wymaga przesłania informacji na adres e-mail: anna.plachta@sqda.pl. Wykreślenie z listy Uczestników następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora. 

2. W przypadku braku możliwości uczestnictwa w Konferencji przez osoby uprzednio zgłoszone możliwe jest wyznaczenie zastępstwa. O fakcie tym należy niezwłocznie powiadomić Organizatora wysyłając wiadomość e-mail na adres wskazany w ust. 1 powyżej. 

3. Rezygnacja z uczestnictwa jest możliwa najpóźniej na 10 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Konferencji. W przypadku niewycofania zgłoszenia Organizator ma prawo obciążyć Osobę rejestrującą pełnymi kosztami.  

Ochrona danych osobowych 

1. Organizator jest Administratorem danych osobowych Uczestników i Osób rejestrujących. 

2. Administrator pozyskuje dane osobowe za pośrednictwem Formularza zgłoszeniowego, bezpośrednio od osób, których dane dotyczą lub za pośrednictwem Osoby rejestrującej. Administrator przetwarza również dane osobowe w postaci wizerunku Uczestników. Treść klauzuli informacyjnej stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. 

Odpowiedzialność Uczestników 

1. Uczestnicy są zobowiązani do zapoznania się z niniejszym Regulaminem. 

2. W trakcie udziału w Konferencji Uczestnicy zobowiązani są przestrzegać ogólnych zasad bezpieczeństwa, w tym przepisów BHP i PPOŻ. 

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zagubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji, jeśli nie doszło do zawarcia umowy przechowania lub nie wynika to z przepisów prawa cywilnego. 

4. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w ewentualnych miejscach zakwaterowania. 

Reklamacje 

1. Wszelkie reklamacje Osób Rejestrujących oraz Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej na adres siedziby Organizatora lub elektronicznej na adres email: anna.plachta@sqda.pl.  

2. Reklamacje Osób Rejestrujących oraz Uczestników Konferencji powinny być zgłaszane nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji. 

3. Reklamacje będą rozpatrywane w terminie 14 dni od dnia złożenia reklamacji. 

Postanowienia końcowe 

1. Organizator ma prawo do zmiany postanowień niniejszego Regulaminu. Zmiany zamieszczane będą na stronie internetowej https://forum-flos.pl/.  Uczestnicy i Osoby rejestrujące zostaną poinformowane o zmianie Regulaminu poprzez wiadomość e-mail. 

2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Konferencji  
   i zobowiązuje się do publikacji na stronie internetowej aktualnych informacji. 

3. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji, z przyczyn niezależnych od Organizatora, za które nie ponosi odpowiedzialności. W przypadku odwołania Konferencji, Osobie rejestrującej przysługuje zwrot dokonanej opłaty zgodnie z uprawnieniami przewidzianymi przepisami prawa.  

4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego i innych aktów prawnych mających zastosowanie na terenie RP. 

5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej https://forum-flos.pl/. 

Załączniki: 

1. Klauzula informacyjna  

Załącznik nr 1 

Klauzula informacyjna  

1. Administratorem danych osobowych jest SQD Alliance Sp. z o.o., ul. Batorego 19, 43-200 Pszczyna, NIP 638 170 16 70. 

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się za pomocą poczty tradycyjnej pisząc na adres wskazany ust. 1 albo e-mailowo: iod@sqda.pl. 

3. Administrator przetwarza dane osobowe Uczestników i Osoby rejestrującej wskazane w Formularzu zapisu, a także wizerunek Uczestników. 

4. Administrator pozyskał dane osobowe: bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą lub od Osoby rejestrującej. 

5. Dane osobowe przetwarzane są przez Administratora:  

1. w celu organizacji i realizacji Konferencji (zawarcia i wykonania umowy – podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. b RODO), 

2. w celu skontaktowania się, w związku z udziałem w Konferencji, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. f RODO),  

3. w celach dokumentacyjnych, sprawozdawczych, informacyjnych, reklamowych oraz promocyjnych i marketingowych, poprzez m.in. utrwalenie i rozpowszechnianie wizerunku, w szczególności poprzez umieszczenie go  w Internecie – na stronie internetowej Administratora lub na portalach społecznościowych Administratora, w materiałach promocyjnych lub informacyjnych lub poprzez ich przekazanie innym uczestnikom Konferencji w formie elektronicznej lub papierowej, przez okres publikacji materiałów, prowadzenia strony internetowej lub prowadzenia profilu na portalu społecznościowym, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. f RODO), 

4. w celu przesłania oferty handlowej na podstawie wyrażonej uprzednio zgody (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. a RODO), 

5. w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. f RODO), 

6. w celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. c RODO) 

7. w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora (postawa prawna art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 

6. Administrator będzie przetwarzał dane osobowe do dnia zakończenia Konferencji, a następnie do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń w zakresie danych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy, do czasu osiągnięcia celu przetwarzania lub skutecznego wniesienia sprzeciwu — w przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, do utraty przydatności — w przypadku przetwarzania danych w celu archiwalnym lub dowodowym oraz wypełnienia obowiązków wynikających z RODO, w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody — do czasu skutecznego wycofania zgody. 

7. W związku z przetwarzaniem danych osobowych Uczestnikowi i Osobie rejestrującej przysługują następujące uprawnienia:  

1. prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;  

2. prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych;  

3. prawo do żądania usunięcia danych osobowych;  

4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;  

5. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych.  

8. W celu realizacji uprawnień, o których mowa powyżej, należy skierować swoje żądanie pod adres e-mail: iod@sqda.pl. Przed realizacją uprawnień, konieczne będzie odpowiednie zidentyfikowanie Uprawnionego. Nie każde z wskazanych wyżej uprawnień będzie przysługiwało zawsze i w każdych warunkach. Niektóre ze wskazanych wyżej praw nie mają charakteru absolutnego i skorzystanie z nich wymaga weryfikacji. 

9. Osoba Rejestrująca oraz Uczestnik Konferencji mają prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w razie uznania, że przetwarzanie ich danych osobowych narusza przepisy prawa. 

10. Dane osobowe mogą być ujawnione podwykonawcom Administratora, czyli podmiotom, z których usług Administrator korzysta przy przetwarzaniu danych, w związku z organizacją i promocją Konferencji. Ponadto dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, organom lub instytucjom uprawnionym do uzyskania dostępu do danych na podstawie przepisów prawa. 

11. Informujemy, że podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu wzięcia udziału w Konferencji. 

12. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania. 

13. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym wizerunku, można uzyskać kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych.